Посадові інструкції розробляє керівник підрозділу своїм безпосереднім підлеглим. Посадові інструкції посади, які перебувають у його підпорядкуванні, затверджує керівник організації. Іншим посадам інструкції затверджують відповідні заступники за функцією.